Thông thường, mọi người chỉ bắt đầu sửa lỗi nhập dữ liệu trong Excel khi phát hiện có một giá trị nào đó được định dạng sai hoặc không phù hợp. Để không mất thời gian và công sức trong việc tìm nguyên nhân cũng như khắc phục lỗi sau khi đã nhập dữ liệu, bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến bạn 3 cách tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel ngay từ đầu hiệu quả.
Nếu như bạn gặp khó khăn trong việc sửa lỗi nhập dữ liệu trong Excel vì không tìm được nguyên nhân hay nguồn dữ liệu quá lớn, đừng lo lắng, hãy tìm đến sự hỗ trợ chuyên sâu của các chuyên gia Data Analyst giỏi trong lĩnh vực Digital Marketing đang có mặt tại Askany, họ sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề nêu trên một cách tốt nhất.
Xác nhận giá trị đầu vào
Tính năng Data Validation trong Excel giúp loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt rõ các điều kiện mà một giá trị cần phải đáp ứng. Khi đó, Excel sẽ từ chối giá trị không tuân thủ các điều kiện này và thông báo lỗi nhập liệu.
Để xác nhận dữ liệu nhập vào, trên giao diện của MS Excel 2007/2010, bạn di chuyển đến thẻ Data, sau đó nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation. Trong cửa sổ hiển thị, bạn nhấp vào thẻ Settings. Trong khung Validation criteria, chọn Decimal cho mục Allow, chọn between cho mục Data, sau đó nhập giá trị Minimum và Maximum ở phía dưới. Nhấn OK để xác nhận. Ví dụ, nếu bạn nhập giá trị từ 1 đến 1000, Excel sẽ thông báo lỗi ngay lập tức nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻ Input Message, sau đó nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng Việt (mặc định là tiếng Anh), chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị ở mục Style (có thể là Stop, Warning hoặc Information), sau đó nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.
>> Tham khảo thêm: Cách dùng Advanced Filter lọc dữ liệu nhiều điều kiện trong Excel
Không sử dụng chức năng AutoComplete
AutoComplete trong Excel tự động hoàn chỉnh dữ liệu ngay khi người dùng nhập giá trị phù hợp hoặc có ký tự tương đồng với giá trị hiện có. Mặc dù tính năng này giúp giảm thời gian nhập liệu, nhưng cũng có thể làm tăng nguy cơ nhập liệu sai khi có nhiều giá trị giống nhau.
Để tắt tính năng này, nhấn nút Office Button và chọn Excel Options. Trong Panel bên trái, chọn mục Advanced, sau đó bỏ chọn tùy chọn “Enable AutoComplete For Cell Values” và nhấn OK. Đối với Excel 2003, bạn cần chọn Options từ Menu Tools, sau đó chọn thẻ Edit.
Sử dụng một danh sách động
Để cập nhật tự động danh sách đã xác nhận khi thêm hoặc xóa giá trị, sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Chuyển đổi danh sách thành bảng, sau đó tạo list mới liên kết với bảng. Khi thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng, danh sách sẽ tự động cập nhật.
- Chuyển đổi thành bảng:
- Chọn vùng dữ liệu của một cột.
- Trong thẻ Insert, chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables.
- Đánh dấu mục “My table has headers” và nhấn OK.
- Tạo list liên kết:
- Chọn ô trống, vào thẻ Data, chọn Data Validation.
- Trong thẻ Settings, chọn “List”.
- Click vào ô Source và chọn khoảng dữ liệu là bảng đã tạo, nhấn OK.
List mới tạo sẽ tự động cập nhật như khi sử dụng tính năng Filter.
>> Tham khảo thêm: Cách dùng Excel Sort để sắp xếp dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả
Bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết 3 cách tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel ngay từ ban đầu. Trong trường hợp bạn chưa kịp thực hiện 3 cách trên mà đã gặp lỗi nhập dữ liệu thì hãy trực tiếp liên lạc với các chuyên gia DA trên nền tảng Askany để được hỗ trợ giải quyết toàn diện.
